Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca, OptiShiftPlatform’unu kullanan kişilerin kişisel verilerinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve nasıl işlendiğini açıklar.

1. Veri sorumlusu

• Hizmet sağlayıcı: Sefa Gündoğdu (OptiShift markasıyla)
• Adres: Semikler Mah. 6265/2 Sk. No:10/3, Karşıyaka / İzmir
• Telefon: +90 530 126 64 42
• E-posta: destek@optishift.app
• İnternet sitesi: optishift.app

2. Kimin verisi, kimin sorumluluğunda

Platform işletmelere vardiya planlama hizmeti verir. Bu yüzden iki ayrı durum vardır:

• Hesap sahibi ve sorumluların hesap bilgileri ile internet sitesini ziyaret edenlerin bilgileri bakımından veri sorumlusu biziz.
• Ekip üyelerinin (çalışanların) bilgileri Platform’a işveren tarafından girilir. Bu bilgiler bakımından veri sorumlusu işverendir; biz bu bilgileri işverenin talimatıyla işleyen veri işleyeniz. Bu ilişkinin kuralları Veri İşleme Sözleşmesi’nde yer alır. Çalışanlar, kendi verileriyle ilgili taleplerini öncelikle işverenlerine iletmelidir. Bize gelen talepleri işverene yönlendirir, işverenin talebi yanıtlamasına yardım ederiz.

3. İşlenen kişisel veriler

Hesap sahibi ve sorumlular için:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası.
• Hesap: kullanıcı adı, şifrenin geri döndürülemez özeti, Google ile giriş kullanılıyorsa Google hesap kimliği, bildirim tercihleri.
• İşletme: işletme ve şube adları, çalışma saatleri, vardiya ve kural ayarları.
• Ödeme: abonelik durumu, ödeme tarihleri ve tutarları, fatura bilgileri. Kart bilgileri bize ulaşmaz.
• Destek yazışmaları: bize gönderdiğiniz e-postalar ve uygulama içi geri bildirimler.

Ekip üyeleri için (işveren girer ya da kişi kendisi girer):

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon numarası, e-posta adresi.
• Çalışma bilgileri: şube, departman, çalışma türü, işe giriş ve sözleşme bitiş tarihi, haftalık çalışma süresi, yıllık izin hakkı, işveren girerse saatlik ücret.
• Planlama bilgileri: vardiyalar, uygunluk ve tercihler, izin talepleri ve türleri, vardiya değiştirme ve saat düzeltme talepleri, fazla mesai kayıtları, Adalet Puanı, belge geçerlilik tarihleri, devir notları.
• İletişim içerikleri: Platform içindeki mesajlar, bildirimler, ekip anketine verilen cevaplar (sonuçlar kişi gösterilmeden, toplu olarak sunulur).

Herkes için: IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum kayıtları ve işlem kayıtları.

4. Özel nitelikli kişisel veriler

İşveren, bir çalışan için hastalık iznini ya da gece çalışma kısıtını (hamilelik, emzirme, sağlık nedeni) girerse bu bilgi sağlık verisi niteliğindedir. Bu bilgiler yalnızca çalışma süresi ve iş sağlığı yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için, KVKK’nın 6. maddesinin 3. fıkrası kapsamında işlenir. Platform’da bu bilgileri yalnızca planı yapan yetkili kişiler görür. İşveren, bu bilgileri gereğinden fazla ayrıntıyla girmemelidir; örneğin hastalığın adı yazılmaz.

5. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesap açmak, Platform’u sunmak, plan hazırlamak, bildirim ve e-posta göndermek: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c).
• Ödemeyi almak, fatura düzenlemek, vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülükleri: kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç).
• Hesap güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hataların bulunması, destek verilmesi: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
• Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e).

Kişisel veriler reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve pazarlama için başkalarıyla paylaşılmaz.

6. Verilerin toplanma yöntemi

Veriler; kayıt ve giriş ekranlarından, Platform’daki formlardan, Excel ile yükleme ve fotoğraftan kurulum gibi özelliklerden, Google ile giriş yapıldığında Google’dan, Platform kullanılırken otomatik olarak oluşan kayıtlardan ve bize gönderilen e-postalardan toplanır.

7. Verilerin aktarıldığı taraflar

Hizmeti sunabilmek için aşağıdaki hizmet sağlayıcıları kullanırız. Bu sağlayıcılar verileri yalnızca bizim adımıza ve verdiğimiz hizmet için işler:

• Vercel Inc. (ABD): uygulamanın barındırılması.
• Neon Inc. (ABD, veritabanı sunucusu ABD Doğu bölgesinde): veritabanının barındırılması. Bütün Platform verisi burada tutulur.
• Render Services Inc. (ABD): plan hesaplama motorunun çalıştırılması. Planı hesaplamak için ekip, uygunluk ve kural bilgileri gönderilir.
• Google LLC (ABD): Google ile giriş; yapay zekâ özellikleri (Gemini). Asistanı kullandığınızda yazdığınız soru ile işletmenizin plan, ekip ve talep bilgileri; fotoğraftan kurulumda yüklediğiniz fotoğraf gönderilir. Bu bilgiler Google’ın Gemini API koşullarına göre işlenir. Yapay zekâ özelliklerini kullanmadığınızda Google’a bu kapsamda bilgi gönderilmez.
• Resend Inc. (ABD, gönderim sunucusu İrlanda): şifre sıfırlama ve bildirim e-postalarının gönderilmesi. E-posta adresi ve e-posta içeriği gönderilir.
• PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. (Türkiye): ödemelerin alınması.
• Tarayıcı bildirim servisleri (Google, Apple, Mozilla): telefon ve tarayıcı bildirimlerinin iletilmesi. Yalnızca bildirimin metni iletilir.

Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının kanuna dayanan talepleri olursa veriler bu kurumlarla da paylaşılabilir.

8. Yurt dışına aktarım

Yukarıdaki sağlayıcıların bir kısmının sunucuları yurt dışındadır. Bu nedenle kişisel veriler, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara ve usule uygun olarak yurt dışına aktarılır.

9. Saklama süresi

• Hesap ve işletme verileri, abonelik devam ettiği sürece saklanır.
• Abonelik sona erdikten ya da hesap kapatıldıktan 30 gün sonra kalıcı olarak silinir.
• Ekip üyesinin verisi, işveren onu ekipten çıkardığında ya da işverenin hesabı silindiğinde aynı kurallarla silinir.
• Ödeme ve fatura kayıtları vergi mevzuatında öngörülen süre boyunca saklanır.
• Güvenlik ve işlem kayıtları, ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır.

10. Güvenlik önlemleri

• Bütün bağlantılar şifreli (HTTPS) yapılır.
• Şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır; çalışanlarımız dahil kimse şifrenizi göremez.
• Her işletmenin verisi diğerlerinden ayrı tutulur; her kullanıcı yalnızca yetkisi olan şube, departman ve kişileri görür.
• Destek amacıyla hesabınızın görüntülenmesi yalnızca yetkili çalışanımız tarafından yapılır ve kayda alınır.

11. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca herkes:

• kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi isteme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini isteme ve bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,
• otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramışsa zararın giderilmesini isteme

haklarına sahiptir. Taleplerinizi destek@optishift.app adresine yazabilirsiniz. Talepleriniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. Ekip üyeleri, işverenlerine ait verilerle ilgili taleplerini önce işverenlerine iletmelidir.

12. Çerezler

Platform yalnızca çalışması için zorunlu çerezleri kullanır. Ayrıntılar Çerez Politikası’nda yer alır.

13. Değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfadadır; önemli değişiklikleri e-posta ya da uygulama içi bildirimle duyururuz.