Vardiya planı nasıl hazırlanır? Adım adım rehber
Son güncelleme:
Vardiya planı hazırlamak için önce her gün ve saatte kaç kişiye ihtiyacınız olduğunu belirlersiniz, sonra vardiya saatlerini tanımlar ve ekibin uygunluğunu toplarsınız. Kişileri vardiyalara yerleştirirken haftalık 45 saat, iki vardiya arasında 11 saat dinlenme ve haftada bir gün tatil kurallarını kontrol edersiniz. Zor günleri ekip içinde sırayla dağıtır, planı ekibe zamanında duyurur ve hafta içindeki değişiklikleri kayıt altında yönetirsiniz.
1. Her gün kaç kişiye ihtiyacınız olduğunu belirleyin
Planın temeli ihtiyaç tablosudur. Haftanın her günü için hangi saatlerde kaç kişi gerektiğini yazın. Birden çok departmanınız varsa (örneğin salon, bar ve mutfak) her departman için ayrı sayı belirleyin. Geçmiş haftalarda yoğun olan günlere bakmak iyi bir başlangıçtır. Kampanya, bayram ya da etkinlik haftaları için ayrı bir ihtiyaç tablosu tutmak, her seferinde baştan hesaplamanızı önler.
2. Vardiya saatlerini tanımlayın
Vardiyaların başlangıç ve bitiş saatlerini sabitleyin: örneğin açılış 07:00-15:00, ara 11:00-19:00, kapanış 15:00-23:00. Her vardiyanın mola süresini de yazın. İş Kanunu'nun 68. maddesine göre 7,5 saatten uzun çalışmada en az 1 saat, 4 ile 7,5 saat arasında en az 30 dakika ara dinlenme verilir ve mola çalışma süresine sayılmaz. Net çalışma süresini molayı düşerek hesaplamazsanız haftalık 45 saat sınırını yanlış ölçersiniz.
3. Ekibin uygunluğunu toplayın
Plana başlamadan önce kimin hangi gün gelemeyeceğini, kimin izinde olduğunu ve kimin hangi vardiyayı tercih etmediğini öğrenin. Uygunluğu her hafta aynı gün ve saatte istemek bir alışkanlık oluşturur. Yarı zamanlı çalışanların haftalık saatlerini ve birden çok departmanda çalışabilen kişileri not edin.
4. Kişileri yerleştirin ve kuralları kontrol edin
Her vardiyaya gereken sayıda kişiyi yerleştirirken şu kuralları kontrol edin:
- Haftalık çalışma süresi en fazla 45 saattir (İş Kanunu m.63).
- Günlük çalışma süresi 11 saati aşamaz.
- İki vardiya arasında en az 11 saat kesintisiz dinlenme olmalıdır. Kapanış vardiyasından sonra ertesi sabah açılışa yazılan kişi bu kuralı en sık aşan kişidir.
- Her çalışana 7 günlük dönem içinde en az 24 saat kesintisiz hafta tatili verilir (m.46).
- Gece çalışması 7,5 saati geçemez (m.69).
- Gebe çalışanlar, doğumdan sonraki bir yıl içindeki emziren çalışanlar ve 18 yaşından küçükler gece vardiyasına yazılmaz.
5. Zor günleri sırayla dağıtın
Hafta sonu, gece, bayram ve yılbaşı gecesi gibi vardiyaları hep aynı kişilere yazmak ekipte şikâyetin en sık nedenidir. Kimin son haftalarda kaç zor vardiyada çalıştığını tutun ve sıradaki zor vardiyayı en az çalışmış kişiye verin. Bu yöntemin ayrıntısı için adil vardiya dağıtımı rehberine bakabilirsiniz.
6. Planı zamanında yayınlayın
Plan ne kadar erken duyurulursa ekip özel hayatını o kadar rahat düzenler ve son dakika değişikliği o kadar azalır. Planı herkesin aynı yerden göreceği şekilde paylaşın. Fotoğrafı mesajlaşma grubuna atılan bir çizelge, sonradan yapılan değişikliklerde hangi sürümün geçerli olduğu konusunda karışıklık yaratır.
7. Hafta içindeki değişiklikleri yönetin
Biri hastalanınca ya da izin isteyince yerine kimin gelebileceğini hızlı bulmanız gerekir. Yedek seçerken kişinin o gün uygun olup olmadığına, haftalık saatinin dolup dolmadığına ve bir önceki vardiyasından 11 saat geçip geçmediğine bakın. Vardiya değişikliklerini kayıt altına almak, ay sonunda puantajı ve fazla mesaiyi doğru hesaplamanızı sağlar.
OptiShift ile vardiya planı
OptiShift bu adımların çoğunu sizin yerinize yapar. İhtiyaç tablosunu ve vardiya saatlerini bir kez girersiniz, ekibiniz uygunluğunu telefonundan bildirir, plan İş Kanunu kurallarına ve Adalet Puanı'na göre birkaç saniyede hazırlanır. Siz kontrol edip yayınlarsınız, ekibiniz vardiyalarını bildirimle öğrenir.
Bu yazı genel bilgi verir ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Toplu iş sözleşmesi, iş sözleşmesi ya da sektörünüze özel düzenlemeler farklı kurallar getirebilir; işletmenize özel durumlar için bir iş hukuku uzmanına danışın.