Excel ile vardiya çizelgesi: nasıl hazırlanır, sınırları neler?
Son güncelleme:
Excel'de vardiya çizelgesi hazırlamak için satırlara kişileri, sütunlara günleri yazar, her hücreye vardiya saatini girer ve satır sonunda haftalık saati toplarsınız. Excel az kişili ve değişikliği az olan ekipler için yeterlidir. Kişi sayısı arttığında, birden çok şube olduğunda ya da sık değişiklik yapıldığında 11 saat dinlenme ve 45 saat gibi kuralları elle kontrol etmek, değişiklikleri ekibe duyurmak ve doğru sürümü korumak zorlaşır.
Excel'de vardiya çizelgesi düzeni
- İlk sütuna kişilerin adlarını, ikinci sütuna departmanlarını yazın.
- Sonraki yedi sütuna haftanın günlerini yazın.
- Her hücreye kişinin o günkü vardiyasını yazın (örneğin "07-15") ya da izinli olduğunu belirtin.
- Ayrı bir sayfada her vardiyanın net süresini (mola düşülmüş) tutun.
- Satır sonuna haftalık toplam saat sütunu ekleyin ve 45 saati aşan hücreleri koşullu biçimlendirmeyle kırmızı yapın.
- Tablonun altına her gün ve vardiya için kaç kişi yazıldığını sayan bir satır ekleyin.
Excel ne zaman yeterlidir?
- Ekip küçükse ve vardiyalar her hafta aşağı yukarı aynıysa.
- Tek şube ve tek departman varsa.
- Hafta içinde değişiklik nadirse.
Excel'in zorlandığı durumlar
- İki vardiya arasında 11 saat dinlenme kuralını formülle kontrol etmek karmaşıktır; çoğu çizelgede elle bakılır.
- Kimin hangi gün gelemeyeceği ayrı yerlerden (mesaj, telefon) toplanır ve çizelgeye elle aktarılır.
- Bir değişiklik yapıldığında ekibe yeniden gönderilmesi gerekir; eski fotoğrafa bakan kişi yanlış vardiyaya gelebilir.
- Zor günlerin kimde kaldığını haftalar boyunca takip etmek için ayrı bir tablo gerekir.
- Birden çok şubede çalışan kişinin toplam saati şubeler arasında birleştirilmez.
- Hastalık ya da izin durumunda yerine kimin gelebileceğini bulmak için bütün çizelgeyi taramak gerekir.
Excel'den bir vardiya programına geçiş
Geçişte en çok zaman alan iş ekibi ve vardiyaları yeniden girmektir. Bir vardiya programı seçerken ekibinizi Excel'den toplu ekleyip ekleyemediğinize ve puantajı yine Excel olarak alıp alamadığınıza bakın; muhasebe ya da bordro tarafındaki alışkanlıklarınız bozulmaz.
OptiShift ve Excel
OptiShift'e ekibinizi Excel dosyasından toplu ekleyebilirsiniz. Mevcut çizelgenizin fotoğrafını yüklerseniz ekip, vardiyalar ve günlük kişi sayısı fotoğraftan okunur. Ay sonunda puantajı Excel olarak indirirsiniz.